Ketenintegratie in Flowers & Food met ketenportalen

Stelling:
Ketenportalen helpen om de vergeten “zachte” kenniszijde van ketenintegratie vlot te trekken. Bovendien kunnen we met ketenportalen snel en goedkoop gestructureerde informatie en analyses breed beschikbaar maken in de keten. Hierdoor realiseren we een aantal belangrijke voordelen, die we tot voor kort enkel konden realiseren door “ harde” koppelingen tussen de systemen van ketenpartijen.

Het eerst denken we bij ketenintegratie middels informatie aan de veelvuldig toegepaste informatieuitwisseling in de keten tussen leverancier en klant. Orderberichten, Verzendberichten en andere standaard berichten worden veel gebruikt. Een ander voorbeeld is een ketenportaal, waar boeren de kwaliteitmonsters van de eigen geleverde partijen kunnen opvragen en inkijken. Via portaal kan de ondernemer informatie vinden en digitaal met tal van specialisten communiceren om de kwaliteit van zijn partijen op een (nog) hoger niveau te brengen.

Zachte ketenintegratie
Ketenintegratie kent een harde en een zachte kant. De harde kant bestaat uit het delen van gestructureerde (transactie)gegevens. Maar voor een volwaardige ketenintegratie is de zachte kant, namelijk het uitwisselen van kennis, misschien wel veel belangrijker . Kennis zit o.a. opgesloten in documenten, personen, processen en samenwerkingsverbanden. Door kennis te delen en samen te werken aan nieuwe kennis zal ketenintegratie een veel hogere vlucht nemen. Een ketenportaal is het middel bij uitstek om als flexibel kenniscentrum de keten te ondersteunen bij het digitaal samenwerken, delen van documenten, het vinden en in contact treden met anderen.

Harde ketenintegratie
De harde kant van ketenintegratie komt in agri & food-ketens steeds meer van de grond. Doordat de ketens de noodzaak van ketenintegratie voelen, koppelen meer en meer bedrijven door hun gestructureerde informatie uit te wisselen met behulp van berichten. Veelal koppelen de partijen onderling op basis van bilaterale afspraken over de opbouw, samenstelling en betekenis van de uitwisselingsberichten. Het duurt vaak langer om hiervoor algemene standaarden in de sector te definiëren. Echter ook hier worden steeds verdergaande stappen gezet. Zie het Frug I Com initiatief in de AGF (www.frugicom.nl).
Een grote groep bedrijven mist de kennis en mogelijkheden om direct aan te sluiten bij deze initiatieven, waardoor zij achterop komen bij de benodigde ketenintegratie. Een snelle en betrekkelijk eenvoudige oplossing is om deze bedrijven toegang te bieden tot voor hen belangrijke gestructureerde en ongestructureerde keteninformatie, zonder dat zij hiervoor “harde” koppelingen realiseren. Doordat een ketenportaal extra analyse mogelijkheden en functionaliteit biedt, zijn ook zij in staat om hun bedrijfsvoering te optimaliseren. In ruil hiervoor ontstaat een betere afstemming, betere samenwerking en een meer geïntegreerde keten.
Harde ketenintegratie heeft tijd nodig.
Koppelen op berichtniveau vereist standaardisatie van productdefinities, berichtenstructuur en standaardisatie van de betekenis van productkenmerken. Dit blijkt in de praktijk een tijdrovende en uitdagende klus:

• Een bedrijf neemt vaak deel in meerdere ketens. Per keten verschillen berichtdefinities, waardoor een bedrijf, dat in meerdere ketens gelijktijdig participeert, in een lastig pakket komt. Zeker als deze ketens niet met uniforme standaarden als GS1 werken.
• Elk bedrijf hanteert zijn eigen productdefinities.
• Grote en middelgrote bedrijven in de keten draaien hun eigen bedrijfsspecifieke administratiesoftware (financieel en/of logistiek, ERP

Anderen hebben voldoende mogelijkheden om zelf de bilaterale koppelingen, 1 op 1 met de klant, te realiseren. Deze koppelingen worden vaak gerealiseerd in de vorm van maatwerk. Moderne technologie (SOAP en XML, SSL), goedkopere koppelingsoftware (message brokers zoals MS Biztalk en Oracle Interconnect) en op flexibiliteit gerichte IT-omgevingen (service oriented architecture) brengen kopplingsmogelijkheden in toenemende mate in het bereik van het middensegment.

Echter de drempel om zelf maatwerk koppelingen te maken zal voor een grote groep voorlopig een stap te ver blijven. Deze groep is daardoor primair aangewezen op ondersteuning vanuit hun pakketsoftware leveranciers. Het ontwikkelen van een ketenstandaard, het voorzien van de pakketten van dergelijke standaard koppelingsoftware (in de vorm van updates en nieuwe versies) en het installeren bij de gebruiker vormen allen hordes, die tijd vergen. De belangen en voordelen zijn zo groot, dat deze hordes zullen worden genomen. De vraag is, hoe we nu al een aantal ketenvoordelen snel en goedkoop kunnen realiseren voor deze groep.

Network centric ketenadministratie
Een enkeling bepleit een mooie elegante theoretische oplossing “ The network centric ketenadministratie”. Een network centric ketenadministratie kenmerkt zich door één grote technisch geïntegreerde administratie. Iedere ketenpartij besteedt als het ware zijn administratie uit aan de network centric ketenadministratie en krijgt enkel rechten om in de eigen (virtuele) administratiegevens te kijken. Ieder bedrijf kan anderen machtigen op (delen) van de eigen administratie. Doordat de administratie technisch gezien een geheel vormt, is uitwisseling op basis van berichten niet nodig. Deze vorm van ketenintegratie stelt nog hogere eisen dan integratie door koppelingsoftware. Hogere eisen ontstaan, doordat deze oplossing niet alleen standaardisatie van productdefinities maar ook standaardisatie van de (keten)processen vereist. Naast de technische discussie ligt het gevoelig, dat de gehele keten één partij zal moeten vertrouwen om de “network centric ketenadministratie” te hosten.

Ketenportalen
Mooi verhaal, maar u denkt: Wat koop ik hier nu voor? Zijn we voor ketenintegratie met de kleine bedrijven dan aangewezen op de leveranciers van administratie-pakketsoftware en moeten we hier nog jaren op wachten? Nee dus, ketenportalen zorgen dat we nu al kennis beter beschikbaar krijgen in de keten, maar ook gestructureerde gegevens in ketenportalen morgen al beschikbaar kunnen maken in deze ketenportalen. Kostenefficiënt kunnen op basis van de genoemde nieuwe technologieën en/of pakketsoftware flexibele koppelingen gerealiseerd worden op het moment dat u er klaar voor bent. In de tussentijd zorgen de ketenportalen, dat u niet achterop komt bij de benodigde ketenintegratie.

Wat is een ketenportaal?
Een ketenportaal toont medewerkers/toeleveranciers/afnemers een overzicht van de voor hem/haar belangrijke informatie, kennis en contacten op basis van een persoonlijke login. Het ketenportaal toont facturen, partijleverancies, resultaten van kwaliteitsmonsters, bevat bestelmogelijkheden en heeft allerlei webformulieren, zodat de webbezoeker direct de eigen gegevens kan doorgeven en/of muteren. Het ketenportaal stelt de ondernemer in staat om snel experts te vinden en te raadplegen. Het ketenportaal kenmerkt zich door alle relevante gegevens, informatie en functionaliteit per gebruiker te verzamelen en deze overzichtelijk aan de ingelogde persoon te tonen. Dit noemen we een ketendashbord. De software voor een ketenportaal kan gelijktijdig benut worden om informatie en aanbiedingen op specifieke doelgroepen te richten en dit integraal te tonen op het ketendashbord. Zo snijdt het mes aan drie kanten: (1) én “ harde” ketenintegratie door middel van ketendashboards, (2) “zachte” ketenintegratie door het vormen van een digitaal kenniscentrum én (3) nieuwe mogelijkheden om je doelgroepen aan te spreken.
Nu denkt u: vervangt een ketenportaal mijn bestaande systemen? Nee! Een ketenportaal wordt “ gestapeld” op uw bestaande systemen en zorgt enkel, dat bedrijfsinformatie, rapportages en functionaliteit per gebruiker via het internet worden ontsloten. Het ketenportaal vormt een presentatielaag bovenop de bestaande systemen. Uw bestaande investeringen en systemen blijven daardoor gewaarborgd.

Hoe start ik een ketenportaal?
Kan ik dan al mijn systemen via een ketenportaal ontsluiten? Hierop is geen pasklaar antwoord te geven. Enkele systemen bevatten nu al kant-en-klare “stekkers” zodat zij snel en eenvoudig inplugbaar zijn in het ketenportaal. Voor andere systemen zijn goede mogelijkheden voor ontsluiting via rapportage tools (die dashboardtechnologie ondersteunen) en/of via gericht programmeerwerk. Voor enkele systemen zal integratie met het ketenportaal lastiger blijken. De ondersteuning van systemen voor ontsluiting door ketenportalen is een onmiskenbare trend, die in nieuwe software pakketten waarneembaar en onstuitbaar is.

Meer informatie over toepassing van Ketenportalen in uw keten?
Wilt u weten of en hoe een ketenportaal uw keten kan helpen? Stel dan eens een Business case op (kosten-baten), of een quick scan (mogelijkheden) om te komen tot een plan van aanpak (realisatie).

Imtech ICT Business Solutions