“De hoogte tijd voor innovatie!” bij Waterman Onions

Gelegen in de Provincie Flevoland,in de plaats Emmeloord sorteert en verpakt Waterman Onions jaarlijks meer dan 60.000 ton consumptie-uien in alle soorten en maten. Met 12 vaste medewerkers en 10 oproepkrachten hebben zij na een flinke groei in 2003 een nieuw pand betrokken van waaruit zij wereldwijd hun uien verhandelen.

Om de continuïteit van de organisatie te waarborgen is het voor Waterman Onions noodzakelijk om bedrijfsprocessen inzichtelijk te houden en een administratieve organisatie te hebben die daar perfect op aansluit. Jarenlang was het voldoende om de administratie met een simpel boekhoudpakket te ondersteunen. Echter naar mate de organisatie groeide en de processen zich uitbreidden, voldeed het pakket steeds minder aan de wensen en eisen van de gebroeders Erik en Wim Waterman. “Door het gebrek aan functionaliteiten waren we genoodzaakt om de gegevens voor managementrapportages en overzichten in Excel te kloppen. Het genereren van een simpel managementoverzicht koste hierdoor soms een halve dag, terwijl het slechts een momentopname was en dus eigenlijk een dag later weer opnieuw gemaakt moest worden. De hoogte tijd voor innovatie!” Aldus Erik Waterman.

“Het idee ontstond al snel om een softwarepakket aan te schaffen dat naast de oude pakketten kon draaien”, gaat Waterman verder. “Dit pakket zou dan moeten voorzien in de functionaliteiten die een steeds groter gemis begonnen te worden. Bij de zoektocht naar een dergelijk pakket werden we al snel bekend met software waarin alle bedrijfprocessen inclusief de boekhouding kunnen worden verwerkt: een ERP pakket. Na verschillende pakketten te hebben bekeken, viel onze keuze al snel op Dynamics NAV en hebben we contact opgenomen met Imtech ICT.”

De gebroeders Waterman waren al snel gecharmeerd van Dynamics NAV, “Het ziet er overzichtelijk en gebruikersvriendelijk uit en zeker met de AGF tool die Imtech ICT heeft ontwikkeld zou het naadloos aansluiten op onze processen”. Imtech ICT heeft zich gespecialiseerd in specifieke bedrijfsprocessen van de AGF branche en heeft door middel van deze kennis een unieke module ontwikkeld welke in combinatie met standaard Dynamics NAV software uitermate geschikt is voor de aardappel- en uienbranche. Waterman Onions streeft ernaar een kwaliteit product te leveren en de geïntegreerde oplossing voor kwaliteitscontrole van Imtech ICT levert hierbij een aanzienlijk voordeel. Ook de oplossingen voor partijregistratie en financiën zijn voor Waterman Onions van belang geweest in hun beslissing om voor Dynamics NAV en Imtech ICT te kiezen.

Positieve verandering door Dynamics NAV
De dagelijkse processen bij Waterman waren vrij arbeidsintensief en erg foutgevoelig. Een goed voorbeeld daarvan zijn de bestellingen die per fax binnen kwamen, waarbij deze fax een cruciale rol speelde in het proces. Als de bestelling per fax op het kantoor binnen kwam, werd deze voor de planning productie en de expeditie in verschillende systemen vastgelegd om vervolgens ook nog handmatig ingevoerd te worden voor de uiteindelijke facturering. “Allemaal foutgevoelige en arbeidsintensieve handelingen waarvan we graag wilden dat ze geautomatiseerd zouden zijn”, aldus Erik Waterman. En dat is gelukt! Tegenwoordig komen de orders per fax of e-mail binnen, deze worden dan direct in Dynamics NAV ingevoerd, er ontstaat dan meteen een order in het systeem welke gebruikt kan worden voor de pro forma factuur, de orderbevestiging, de werkinstructie en is de basis voor de transportdocumenten zoals, CMR, KCB, Phyto. Tot slot is diezelfde order de basis voor de pakbon en de uiteindelijke factuur. De gegevens hoeven maar één keer te worden ingevoerd en zijn voor iedereen toegankelijk. Er kan continue controle uitgevoerd worden en managementoverzichten zijn in een handomdraai gemaakt. Daarnaast maakt Dynamics NAV het mogelijk om partijregistratie en tracking en tracing door middel van toegekende lotnummers van de verschillende partijen in het gehele traject toe te passen..

Kortom aanzienlijke voordelen voor Waterman Onions.

Erik Waterman ziet een uitbreiding van de functionaliteiten van Dynamics NAV voor de toekomst als vanzelfsprekend. “ we willen dan ook graag de inkoop met Dynamics NAV verder inrichten en de functionaliteiten die we nu al gebruiken uitbreiden.”
Imtech ICT streeft er altijd naar haar kennis en software door te ontwikkelen. De nauwe samenwerking met Waterman Onions en hun branche specifieke processen heeft de AGF module weer geperfectioneerd. In de toekomst zullen Imtech ICT en Waterman Onions deze samenwerking zeker voortzetten.