De visie van …Marcel Koopman,
Content Management Consultant, Imtech ICT Business Solutions

Nuchter nadenken over Content Management Systemen

Over content management valt veel te zeggen. Laat ik beginnen met het maken van wat onderscheid en een definitie.

Veel van onze klanten zien content management vooral in relatie tot het beheren van hun websites. We spreken dan over Web Content Management (WCM). Wanneer de nadruk meer op het beheren van ongestructureerde informatie ligt, spreken we liever over Enterprise Content Management (ECM). ECM wordt dikwijls gebruikt als paraplu, waar alle andere soorten van content management onder kunnen vallen. Zo is Web Content Management een deelgebied van ECM. Een ander deelgebied van ECM is Document Management (DM). Deze term wordt vooral gebruikt om aan te geven, waar het om beheer van documenten of correspondentie gaat.

In plaats van onderscheid te maken op medium of type content, heb ik het liever gewoon over: content management (CM). Mijn definitie van content management is:

“Content management is het proces van gecontroleerd verzamelen, beheren en publiceren van (on)gestructureerde content bestemd voor één of meerdere publicatiekanalen/-media.”

Een Content Management Systeem (CMS) is slechts een hulpmiddel (!) om dit proces te ondersteunen. Ik zie dus een wezenlijk onderscheid tussen “content management” en “content management systemen”.

Wanneer ik aan content management denk, dan denk ik niet aan systemen. Althans, niet in eerste instantie. Ik raad klanten altijd aan eerst goed na te denken over een aantal andere zaken, zoals: welke informatie gebruikt u in uw organisatie? Wat zijn de interne en externe doelgroepen? Wat is de informatiebehoefte van elk van die doelgroepen? Welke organisatie- en werkprocessen onderkent u? En wie gebruiken ze? Zijn er knelpunten? En welke publicatiekanalen/-media wenst de organisatie in te zetten?

Pas na het beantwoorden van dergelijke vragen kan een CMS selectietraject worden gestart. Maar helaas; in de praktijk blijkt het zo niet altijd te gaan. Dat heeft vast te maken met:

1) de verleiding om een CMS te willen selecteren “dat alles kan”, en zo op safe te spelen. Maar in de praktijk heeft elk CMS zo zijn sterke en zwakke kanten. Er is geen enkel CMS “dat alles kan”. Pas later over inhoudelijke zaken na willen denken blijkt niet zelden “te laat” te zijn.

2) het feit dat CMS-software zich formidabel laat demonstreren. En zo wordt u verleid te gaan denken in modules, functionaliteit, add-ons en programmaopties. Tijdens een demo raken de inhoud en uw organisatieprocessen beslist op de achtergrond.

Voorkom deze valkuilen, en denk nuchter na over uw doelgroepen, processen, informatiebehoefte, typering van content en publicatiemedia. Richt uw aandacht daarbij vooral op content, die uw dagelijkse bedrijfsprocessen ondersteunen. Durf ook selectief te zijn. Investeer alleen in onderdelen, die ook daadwerkelijk een reële impact op uw manier van werken hebben; de dingen die het werken gemakkelijker, sneller of doelmatiger maken.

Simpel gezegd: redeneer niet: “Wat zouden we allemaal met een content management systeem kunnen doen?”, maar: “Wat willen we met content management bereiken?”.

Portals
Een heel populaire toepassing van content management systemen zijn “portals”. Een portal is een website ingericht met het doel om informatie, mensen en processen binnen een organisatie dichter bij elkaar brengen. Dergelijke portals bieden dikwijls de mogelijkheid gestructureerde en ongestructureerde content te beheren, mensen met elkaar samen te laten werken (collaboration), informatie te vinden, te bundelen, te groeperen, te presenteren, of op maat af te stemmen (personalisatie).

Wanneer de informatiehuishouding van een organisatie gedigitaliseerd beschikbaar is en het CMS hierop goed is afgestemd, dan is het voor bepaalde disciplines mogelijk locatieonafhankelijk te werken. Ik zal u een gloedvol betoog over het oplossen van het fileprobleem besparen, evenals de vele mogelijkheden om te besparen op kantoorruimte, vervoerskosten en administratieve lasten. Maar die mogelijkheden zijn er wel degelijk. En de techniek is er ook.

Kunt u zich voorts voorstellen welke kwaliteits- en productiviteitsvoordelen u kunt behalen door gegevens uit de organisatie aan personen en werkprocessen te liëren? Hoe vaak bent u (of een van uw medewerkers) niet in de problemen gekomen, omdat informatie over het hoofd is gezien? Hoeveel tijd gaat er verloren met het zoeken naar gegevens, waarvan u heel zeker weet dat het ergens aanwezig is? Maar waar of bij wie ook alweer? Het tijdig, volledig en actueel geïnformeerd zijn kan soms net het verschil maken tussen succes en falen. Tussen een goed en een slecht imago.

Mits goed doordacht, kunnen content management systemen en portals u heel veel voordeel bieden. Maar dan is het wel zaak eerst het intellectueel kapitaal in uw organisatie en ook uw processen goed door te denken. Om vervolgens te kijken hoe u méér uit uw gegevens kunt halen.

Als vanzelfsprekend denk ik graag met u mee.

Marcel Koopman

marcel.koopman@imtech.nl