VERBETERING DANKZIJ VERNIEUWING!

Jarenlang was het voldoende om de administratie vast te leggen in een eenvoudig boekhoudpakket. Als gevolg van toenemende wet- en regelgeving en uitbreiding van de onderneming ontstond de behoefte aan een systeem dat Verhoeckx en Zn. kon voorzien in de benodigde informatie; van bedrijfsmanagementinformatie tot aangiftes aan derden. “Door gebrek aan functionaliteit in ons vorige boekhoudpakket waren we soms dagen bezig met het maken van verschillende aangiftes. Daarnaast wil je als groeiende onderneming ook die managementinformatie verkrijgen, die van belang is voor de toekomst van de organisatie“, aldus Brigitte Smits – Verhoeckx.

Bij de keuze voor een nieuw softwarepakket gingen zij uiteraard niet over een nacht ijs. “Een nieuw softwarepakket was géén doel op zich. We waren op zoek naar een pakket, dat ons bovenal kon ondersteunen bij onze steeds complexer wordende dagelijkse processen. Kortom: verbetering dankzij vernieuwing”, aldus Paul Verhoeckx.

“Daarnaast zoek je ook een pakket, dat eenvoudig in gebruik is, dat je snel inzicht geeft in de informatie, die je nodig hebt en bovenal, dat ook de groei van onze organisatie aankan. Mede dankzij referentiebezoeken aan bedrijven in onze regio die met het pakket werken viel de keuze al snel op Dynamics NAV en hebben we contact opgenomen met Imtech ICT”.

Verhoeckx was tijdens de referentiebezoeken aan collega’s reeds gecharmeerd van Dynamics NAV en dit gevoel werd tijdens het implementatie-traject enkel maar versterkt, “Het ziet er overzichtelijk en gebruiksvriendelijk uit en de AGF-modules sluiten prima aan op onze processen”. Imtech ICT heeft zich gespecialiseerd in de specifieke bedrijfsprocessen van de AGF branche. Zij heeft door middel van deze kennis een unieke module ontwikkeld, die in combinatie met standaard Dynamics NAV uitermate geschikt is voor de groente- en fruitsector. Oplossingen voor onder andere fustregistratie, afhandelen in- en verkooptransacties zijn voor Verhoeckx van groot belang.

De dagelijkse processen bij Verhoeckx en Zn. zijn arbeidsintensief en aan wijzigingen onderhevig. Een goed voorbeeld hiervan is de wijze waarop de verkooporders vastgelegd en afgehandeld werden. Veel van de bestellingen kwam per fax en telefoon binnen. Bestellingen werden vervolgens meerdere malen in verschillende systemen vastgelegd om vervolgens ook nog handmatig ingevoerd te worden voor de uiteindelijke facturatie. Een intensief en erg foutgevoelig proces. Het proces werd nog ingewikkelder indien de vraag tussentijds werd gewijzigd door de klant; extra communicatie met meer mogelijkheden tot fouten. Uiteindelijk werd de bestelling naar de wens van de klant gerealiseerd, maar voor Verhoeckx erg tijdrovend. “Dit moet tegenwoordig toch veel eenvoudiger en sneller kunnen?”, aldus Brigitte Smits-Verhoeckx. Inderdaad, en dat is ook gerealiseerd bij Verhoeckx! Orders worden slechts op één plaats ingegeven en zijn vervolgens voor de verschillende processen toegankelijk. Wijzigingen worden op één plaats ingegeven en doorgevoerd in het gehele pakket.

Dit voorkomt fouten en versnelt het gehele proces en last but not least: het verhoogt de klanttevredenheid. Ook de verschillende aangiftes voor productschappen en overheidsinstellingen worden in een handomdraai gemaakt evenals de gewenste management-rapportages.

Dankzij de structuur van het nieuwe pakket is het zeer eenvoudig functionaliteiten, die nu nog niet worden gebruikt, in de toekomst te gaan gebruiken. “We streven ernaar om binnen onze organisatie de verantwoordelijkheid betreffende processen en data bij dié medewerkers te leggen die daar kennis van hebben. Dit voorkomt een hoop onnodige fouten en doet de processen van andere medewerkers versnellen”. Aldus Brigitte Smits – Verhoeckx.