ERP helpt verpakkingsbelasting te managen

Veriplast staat voor de uitdaging om de IT continu in de pas te laten lopen met marktontwikkelingen. Dit betekent, dat de internationale producent en leverancier van verpakkingsmateriaal voor industrie en consumenten zijn bedrijfssystemen continu moet aanpassen aan nieuwe situaties. Een voorbeeld van een ingrijpende ontwikkeling is de wet- en regelgeving omtrent de introductie van de Verpakkingsbelasting begin 2008. Samen met Imtech is er een nauwkeurige berekening gemaakt wat Veriplast per verpakking aan de belasting moet afdragen en hoe deze door te berekenen aan haar klanten. Hiervoor is gebruik gemaakt van de ERP-oplossing BPCS. Een ander gezamenlijk project behelst de uitbreiding van de rapportagemogelijkheden binnen BPCS. Bovendien loopt er momenteel een onderzoek naar de mogelijkheden van e-invoicing. Al deze IT-projecten hebben een gemeenschappelijk doel: het vergroten van de flexibiliteit binnen Veriplast.

Centrale serveromgeving
Veriplast heeft in Engeland een centrale serveromgeving voor dataopslag, waar alle gegevens van de landenorganisaties worden verzameld. Een IBM System i ( tegenwoordig POWER System) vormt hiervan het fundament. Daarbinnen gebruiken alle landen hun eigen database. “Dit komt onder andere omdat in ieder land de regelgeving anders is”, verklaart Henk Altena, Financial & Accountancy Manager van Veriplast. “Ook gelden verschillende rapportagevereisten. Dit heeft ook gevolgen voor de inrichting van BPCS.”

Invloed op de omzet
Toen de overheid de mogelijke komst van de Verpakkingsbelasting aankondigde, besloot Veriplast direct actie te ondernemen. Altena: “We wisten dat dit van grote invloed zou zijn op de kosten en we de belasting dus op een of andere manier moesten doorberekenen aan klanten. We wilden voor hen in een vroeg stadium duidelijk maken wat de kosten dan zouden zijn. Dit had echter flink wat voeten in de aarde. Zo moeten we voor elk type en soort verpakking berekenen in welke belastingcategorie dit zou vallen. De categorie is onder andere afhankelijk van het materiaal, gewicht en de herkomst van een product. Deze gegevens moesten we kunnen invoeren in ons ERP-systeem. Ook moest op de factuur een extra factuurregel op artikelniveau komen. Omdat we een relatief oude versie van BPCS gebruiken, was dit niet mogelijk.”

Grote tijdsdruk
Veriplast werkt al jarenlang naar volle tevredenheid samen met Imtech. Samen werd een project gestart om BPCS klaar te maken voor de administratieve kant van de Verpakkingsbelasting. “De grote tijdsdruk was een complicerende factor”, zegt Altena. “Nadat we de gevolgen van de Verpakkingsbelasting in kaart hadden gebracht, moest de nieuwe functionaliteit binnen een maand worden ontworpen, geprogrammeerd en getest. Ondanks de complexiteit en tijdsdruk konden we vanaf dag één na de introductie de Verpakkingsbelasting doorberekenen aan onze klanten.”

Snel inspelen op rapportagevereisten
Altena: “Vanuit het hoofdkantoor worden de rapportage-eisen regelmatig verscherpt. Onlangs gaf het hoofdkantoor aan behoefte te hebben aan inzicht in de resultaten per businessunit. Samen met Veriplast heeft Imtech BPCS Financials opnieuw geconfigureerd om aan de nieuwe informatiebehoefte te voldoen. Hierdoor zijn deze gegevens inzichtelijk gemaakt en zijn ze eenvoudig te overleggen aan het management.”

Ook voor wat betreft de salarisuitbetaling voerden Imtech en Veriplast een gezamenlijk project uit. In 2008 besteedde Veriplast de salarisadministratie uit aan een externe partij. Deze levert informatie aan, waarna de financiële afdeling handmatig de journaalposten invoert. Samen met Imtech is een interface met BPCS ontwikkelt, die journaalposten maakt van de ruwe data uit de salarisadministratie. Vervolgens kan Veriplast na controle de salarissen automatisch uitbetalen. Dit scheelt veel handmatig werk en voorkomt fouten.”